Координируй это!
Nov. 7th, 2011 11:26 am![[personal profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/user.png){kind=small}
platerescaПо работе мне часто надо координировать людей.
Например, надо за две недели сделать презентацию и я отвечаю за то, чтобы она была сделана. Заказчик предоставляет часть материалов; работает с ними копирайтер; макеты делает дизайнер. Я должна выяснить у клиента, что именно ему требуется (грамотное составление ТЗ — это наука и искусство; успешность многих заказов зависит от того, насколько хорошо было составлено ТЗ); должна решить, кто будет делать какую часть задания; должна проконтролировать, чтобы заказчик предоставил нужные материалы в нужное время; чтобы каждый справился со своей частью работы вовремя; проконтролировать качество, сдать работу и решить финансовый вопрос (кому, когда и сколько — деньги от заказчика я получу много позже).
Попутно я редактирую тексты и картинки, делаю часть макетов, согласовываю и обсуждаю все это с заказчиком — но это не основная часть этой работы и слишком ей увлекаться нельзя, потому что и от остальной кучи работы меня никто не освобождал.
И вот что я могла бы посоветовать людям, которым время от времени надо координировать масштабные заказы — или хотя бы нанимать помощника для выполнения большого заказа, с которым одному просто не справиться.
Координация — это работа, выделяйте на нее время.
Если вы думаете, что, поделившись частью заказа с коллегой, вы просто сэкономите себе время и заплатите ему денег — вы упускаете из виду несколько моментов:
— заказ дают именно вам; заказчику важно ваше видение, он рассчитывает увидеть обусловленный им результат и может быть не рад другому; поэтому ваша задача — донести это свое видение до всех участников процесса максимально полно; и вам надо выделить время на введение в курс дела;
— вам надо понимать, что люди не будут работать сами и присылать файлы сами в нужное время; вам надо будет регулярно обходить стройные ряды соратников и проверять: этот все дослал? Этот идет по плану? Этот справляется? — и это строчка в вашем расписании;
— если что-то идет не так — а время от времени всегда что-то идет не так — ответственный — вы; это вы будете искать другого исполнителя, исправлять ошибки своего сотрудника и т. д. и т. п. — запасите на это времени и денег сразу;
— недостаточный контроль качества — это самая распространенная координаторская ошибка, за которую координатор отвечает своей репутацией, временем и деньгами; в качестве профилактики — запасайте на это время, не принимайте чужую работу в спешке — и никогда, никогда, никогда не планируйте ничего впритык.
Поясню кое-какие пункты.
Инструктаж. Некоторые считают, что для этого обязательно встретиться; мне не обязательно — тем более, с удаленным сотрудником встреча может быть и невозможна; я пишу длинную подробную инструкцию.
При этом, лучший ответ на инструкцию я получила от нашего копирайтера: «Надо начать это делать и станет яснее».
Это правда! И если вы получаете в ответ на инструкцию кучу вопросов «а как это?», «а как то?» — скажите человеку, чтобы он делал то, что ему понятно; почти все остальное он поймет в процессе. Объясните все как можно более подробно в начале — и потом стремитесь тратить на это минимум времени. Когда человеку надо сверстать статью, а он спрашивает, почему в стиле текста тире в начале списка чуть выходит за пределы поля — человек страдает ерундой, а ему надо работать.
Но не забывайте о том, что всем нам что-то очевидно. Заказчику, например, очевидно, что интервью для журнала должно быть складным и приятным; копирайтеру очевидно, что нельзя перевирать слова сотрудника. Своими стандартами качества они могут сильно шокировать друг друга. Ориентироваться надо на то, что очевидно заказчику и объяснять это сотрудникам так, чтобы это было понятно им (не обязательно так, как объяснял вам заказчик).
И также надо иметь в виду, что сотрудникам в любой момент может быть очевидна какая-то с вашей точки зрения дикость. Вот мне очевидно, что нельзя менять размер заголовка в журнале — а коллеге очевидно, что если чуть-чуть и так будет лучше смотреться, то можно. В данном случае не важно, кто прав: кто ответственный — тот и решает, и слушаться все должны его.
Также надо иметь в виду, что люди наделяют указатели времени самыми разнообразными смыслами. Например, если я говорю «пришлю в начале недели», это значит, что я планирую прислать в понедельник, но запасаю время на непредвиденные обстоятельства и думаю, что до вечера вторника это будет готово в любом случае. Мой заказчик считает, что начало недели — это понедельник (и с этим трудно спорить, согласитесь), и если в 10 утра в понедельник от меня еще нет письма, это повод для беспокойства.
Забавно: заказчик просил сделать «до пятницы», я попросила копирайтера сделать «до пятницы»; как потом выяснилось, я единственная думала, что это означает «до вечера четверга» — заказчик имел в виду и копирайтер правильно понял, что имелось в виду «до вечера пятницы».
Но даже если вам сказали конкретный день и время, ни в коем случае не воспринимайте это как факт.
Во-первых, каждый раз, когда мы что-то планируем, мы, естественно, рассчитываем, что когда мы утром встанем, мы спокойно отправим домашних куда им надо, соберемся, выпьем чаю или кофе, доберемся до рабочего места и начнем работать. В реальной жизни мы иногда болеем, дети иногда болеют, чайники и кофеварки ломаются, компьютеры ломаются совершенно удручающим образом: вот включаешь ты его утром — а он не включается! И весь час, пока ты ждешь специалиста, ты думаешь о том, что если всю работу со времени последнего бэкапа ты этой ночью потерял, лучше было бы убить себя прямо сейчас. Это если ты обнаружил поломку в 9 утра, потому что в 10 утра мастер уже уехал в другое место и добираться до тебя будет не час, а два.
Пропадает интернет (у меня их два, это повышает мои шансы — но пару раз они пропадали оба одновременно), отключают электричество (опять же, повезло, если это происходит не внезапно и не сопровождается потерей ценных частей компьютера); неожиданно звонят самые разные люди по самым разным срочным вопросам и т. д. и т. п.
В общем, когда человек говорит «во второй половине дня» — считайте, что это будет у вас утром на следующий день; при этом, конечно, если вторая половина дня уже заканчивается, а у вас еще ничего нет — обязательно уточните, что там происходит. Может быть, все хорошо, вот сейчас будет и вы зря волнуетесь; а может быть, не все хорошо и вам надо помочь человеку с заданием, или перекинуть другому человеку часть задания, или внести изменения в план работ. В общем, держите руку на пульсе. И мысленно всегда приплюсовывайте что-то к тому времени, которое вам говорят.
Когда заказчик говорит «я потом пришлю», это значит только то, что сейчас у него этого нет и он не знает, когда будет. Если он говорит «я пришлю завтра», это, как правило, тоже ничего не значит. Если он говорит «а если я пришлю это послезавтра — когда это будет готово?» — это значит, что послезавтра он, скорее всего, тоже ничего не пришлет, но его волнуют сроки. Ни в коем случае не называйте в такой ситуации конкретное число! Если вы скажете «тогда это будет в конце марта» — все, в конце марта вы будете виноваты в том, что этого еще нет — даже если материалы для работы вам прислали накануне.
Этого не случится, если вы будете оперировать терминами типа «на это нужно три недели с момента предоставления всех материалов».
На конкретном примере:
Заказчику я говорю, что на первые варианты по логотипу нужно две недели. Коллегам я даю неделю.
К середине этой недели у них накапливаются вопросы, которые я отправляю заказчику.
К концу недели коллеги сообщают, что ничего не успели и просят еще времени на выходных. Я категорически против работы на выходных, но с логотипами делаю исключение.
В понедельник мне присылают варианты: те, кто работал хорошо — гордо в понедельник утром, а те, кто рисовал полчаса на коленке — в понедельник вечером после утреннего напоминания.
В запланированное для этого время во вторник я все это изучаю и комментирую (наиболее разбирающийся в вопросе коллега комментирует мои варианты).
С учетом всех высказанных друг другу пожеланий, мы работаем до конца недели. В следующий понедельник я объединяю все присланное в презентацию и отправляю заказчику.
При этом, я никогда не стала бы обещать заказчику, что через две недели у него будет готовый логотип! Время на доработку — отдельная тема.
В следующий раз:
— время на правки и доработку;
— рабочее время;
— кошмар контрол-фрика;
— как расплатиться;
— не балуйте сотрудников.
За вдохновение огромное спасибо autumn_flavour, и вот ее пост о том, как переводчику распланировать свою работу (полезно и многим другим фрилансерам).
Если кто-то еще захочет поделиться своими приемами и секретами — было бы здорово!
Например, надо за две недели сделать презентацию и я отвечаю за то, чтобы она была сделана. Заказчик предоставляет часть материалов; работает с ними копирайтер; макеты делает дизайнер. Я должна выяснить у клиента, что именно ему требуется (грамотное составление ТЗ — это наука и искусство; успешность многих заказов зависит от того, насколько хорошо было составлено ТЗ); должна решить, кто будет делать какую часть задания; должна проконтролировать, чтобы заказчик предоставил нужные материалы в нужное время; чтобы каждый справился со своей частью работы вовремя; проконтролировать качество, сдать работу и решить финансовый вопрос (кому, когда и сколько — деньги от заказчика я получу много позже).
Попутно я редактирую тексты и картинки, делаю часть макетов, согласовываю и обсуждаю все это с заказчиком — но это не основная часть этой работы и слишком ей увлекаться нельзя, потому что и от остальной кучи работы меня никто не освобождал.
И вот что я могла бы посоветовать людям, которым время от времени надо координировать масштабные заказы — или хотя бы нанимать помощника для выполнения большого заказа, с которым одному просто не справиться.
Координация — это работа, выделяйте на нее время.
Если вы думаете, что, поделившись частью заказа с коллегой, вы просто сэкономите себе время и заплатите ему денег — вы упускаете из виду несколько моментов:
— заказ дают именно вам; заказчику важно ваше видение, он рассчитывает увидеть обусловленный им результат и может быть не рад другому; поэтому ваша задача — донести это свое видение до всех участников процесса максимально полно; и вам надо выделить время на введение в курс дела;
— вам надо понимать, что люди не будут работать сами и присылать файлы сами в нужное время; вам надо будет регулярно обходить стройные ряды соратников и проверять: этот все дослал? Этот идет по плану? Этот справляется? — и это строчка в вашем расписании;
— если что-то идет не так — а время от времени всегда что-то идет не так — ответственный — вы; это вы будете искать другого исполнителя, исправлять ошибки своего сотрудника и т. д. и т. п. — запасите на это времени и денег сразу;
— недостаточный контроль качества — это самая распространенная координаторская ошибка, за которую координатор отвечает своей репутацией, временем и деньгами; в качестве профилактики — запасайте на это время, не принимайте чужую работу в спешке — и никогда, никогда, никогда не планируйте ничего впритык.
Поясню кое-какие пункты.
Инструктаж. Некоторые считают, что для этого обязательно встретиться; мне не обязательно — тем более, с удаленным сотрудником встреча может быть и невозможна; я пишу длинную подробную инструкцию.
При этом, лучший ответ на инструкцию я получила от нашего копирайтера: «Надо начать это делать и станет яснее».
Это правда! И если вы получаете в ответ на инструкцию кучу вопросов «а как это?», «а как то?» — скажите человеку, чтобы он делал то, что ему понятно; почти все остальное он поймет в процессе. Объясните все как можно более подробно в начале — и потом стремитесь тратить на это минимум времени. Когда человеку надо сверстать статью, а он спрашивает, почему в стиле текста тире в начале списка чуть выходит за пределы поля — человек страдает ерундой, а ему надо работать.
Но не забывайте о том, что всем нам что-то очевидно. Заказчику, например, очевидно, что интервью для журнала должно быть складным и приятным; копирайтеру очевидно, что нельзя перевирать слова сотрудника. Своими стандартами качества они могут сильно шокировать друг друга. Ориентироваться надо на то, что очевидно заказчику и объяснять это сотрудникам так, чтобы это было понятно им (не обязательно так, как объяснял вам заказчик).
И также надо иметь в виду, что сотрудникам в любой момент может быть очевидна какая-то с вашей точки зрения дикость. Вот мне очевидно, что нельзя менять размер заголовка в журнале — а коллеге очевидно, что если чуть-чуть и так будет лучше смотреться, то можно. В данном случае не важно, кто прав: кто ответственный — тот и решает, и слушаться все должны его.
Также надо иметь в виду, что люди наделяют указатели времени самыми разнообразными смыслами. Например, если я говорю «пришлю в начале недели», это значит, что я планирую прислать в понедельник, но запасаю время на непредвиденные обстоятельства и думаю, что до вечера вторника это будет готово в любом случае. Мой заказчик считает, что начало недели — это понедельник (и с этим трудно спорить, согласитесь), и если в 10 утра в понедельник от меня еще нет письма, это повод для беспокойства.
Забавно: заказчик просил сделать «до пятницы», я попросила копирайтера сделать «до пятницы»; как потом выяснилось, я единственная думала, что это означает «до вечера четверга» — заказчик имел в виду и копирайтер правильно понял, что имелось в виду «до вечера пятницы».
Но даже если вам сказали конкретный день и время, ни в коем случае не воспринимайте это как факт.
Во-первых, каждый раз, когда мы что-то планируем, мы, естественно, рассчитываем, что когда мы утром встанем, мы спокойно отправим домашних куда им надо, соберемся, выпьем чаю или кофе, доберемся до рабочего места и начнем работать. В реальной жизни мы иногда болеем, дети иногда болеют, чайники и кофеварки ломаются, компьютеры ломаются совершенно удручающим образом: вот включаешь ты его утром — а он не включается! И весь час, пока ты ждешь специалиста, ты думаешь о том, что если всю работу со времени последнего бэкапа ты этой ночью потерял, лучше было бы убить себя прямо сейчас. Это если ты обнаружил поломку в 9 утра, потому что в 10 утра мастер уже уехал в другое место и добираться до тебя будет не час, а два.
Пропадает интернет (у меня их два, это повышает мои шансы — но пару раз они пропадали оба одновременно), отключают электричество (опять же, повезло, если это происходит не внезапно и не сопровождается потерей ценных частей компьютера); неожиданно звонят самые разные люди по самым разным срочным вопросам и т. д. и т. п.
В общем, когда человек говорит «во второй половине дня» — считайте, что это будет у вас утром на следующий день; при этом, конечно, если вторая половина дня уже заканчивается, а у вас еще ничего нет — обязательно уточните, что там происходит. Может быть, все хорошо, вот сейчас будет и вы зря волнуетесь; а может быть, не все хорошо и вам надо помочь человеку с заданием, или перекинуть другому человеку часть задания, или внести изменения в план работ. В общем, держите руку на пульсе. И мысленно всегда приплюсовывайте что-то к тому времени, которое вам говорят.
Когда заказчик говорит «я потом пришлю», это значит только то, что сейчас у него этого нет и он не знает, когда будет. Если он говорит «я пришлю завтра», это, как правило, тоже ничего не значит. Если он говорит «а если я пришлю это послезавтра — когда это будет готово?» — это значит, что послезавтра он, скорее всего, тоже ничего не пришлет, но его волнуют сроки. Ни в коем случае не называйте в такой ситуации конкретное число! Если вы скажете «тогда это будет в конце марта» — все, в конце марта вы будете виноваты в том, что этого еще нет — даже если материалы для работы вам прислали накануне.
Этого не случится, если вы будете оперировать терминами типа «на это нужно три недели с момента предоставления всех материалов».
На конкретном примере:
Заказчику я говорю, что на первые варианты по логотипу нужно две недели. Коллегам я даю неделю.
К середине этой недели у них накапливаются вопросы, которые я отправляю заказчику.
К концу недели коллеги сообщают, что ничего не успели и просят еще времени на выходных. Я категорически против работы на выходных, но с логотипами делаю исключение.
В понедельник мне присылают варианты: те, кто работал хорошо — гордо в понедельник утром, а те, кто рисовал полчаса на коленке — в понедельник вечером после утреннего напоминания.
В запланированное для этого время во вторник я все это изучаю и комментирую (наиболее разбирающийся в вопросе коллега комментирует мои варианты).
С учетом всех высказанных друг другу пожеланий, мы работаем до конца недели. В следующий понедельник я объединяю все присланное в презентацию и отправляю заказчику.
При этом, я никогда не стала бы обещать заказчику, что через две недели у него будет готовый логотип! Время на доработку — отдельная тема.
В следующий раз:
— время на правки и доработку;
— рабочее время;
— кошмар контрол-фрика;
— как расплатиться;
— не балуйте сотрудников.
За вдохновение огромное спасибо autumn_flavour, и вот ее пост о том, как переводчику распланировать свою работу (полезно и многим другим фрилансерам).
Если кто-то еще захочет поделиться своими приемами и секретами — было бы здорово!
